НВА-Центр

Продукты


Автоматизированная информационная система “Учет и контроль исполнения документов” (АИС УКИД)

Телефон горячей линии: 7 495 229 03 52

Что такое АИС УКИД (Учет и контроль исполнения документов)?
УКИД – система электронного документооборота на базе СУБД PICK, автоматизирующая процессы делопроизводства.
Разработана на базе ведения документооборота в Минфине России и Минздраве России.
Отличительные черты – высокая производительность, надежность, простота в использовании, проработанный и мощный функционал системы.

Состав решений
В состав решения входят следующие процессы:
1. регистрация, наложение резолюции, исполнение входящих документов;
2. подготовка, согласование, регистрация, рассылка исходящих документов;
3. подготовка, согласование, наложение резолюции, исполнение служебных записок;
4. подготовка, согласование, регистрация, рассылка и исполнение приказов и
5. Распоряжений;
6. подготовка, согласование, регистрация, рассылка и исполнение протоколов
7. совещаний;
8. создание, постановка, исполнение, подтверждение поручений. Иерархическая структура поручений (возможность создавать дочерние поручения, отслеживание статуса исполнения). Документ со свободной маршрутизацией (пользователь определяет состав согласующих и тип согласования, адресата, адресатов рассылки)

Особенности решения
Система УКИД обладает следующим функционалом:
1. Настраиваемые процессы согласования, исполнения документов.
2. Удобные и полнофункциональные интерфейсы работы с документами.
3. Поиск и фильтрация:
- поиск документов по фильтрам, настроенным на любые поля карточки;
- полнотекстовый поиск документов с учетом русской морфологии;
4. Настраиваемые представления;
5. Отправка ответных писем по email;
6. Контроль исполнительской дисциплины:
- контроль сроков исполнения поручений;
- ежедневные напоминания обо всех просроченных документах.
7. Система заместителей:
- для каждого сотрудника в системе может быть установлен заместитель.
8. Широкие возможности регистрации документов, нумерация документов:
- шаблоны регистрационных номеров;
- автоматическая нумерация документов и проектов документов;
- возможность задавать регистрационный номер как из системы, так задавать номер вручную;
- возможность зарегистрировать документ задним числом;
9. Просмотр родительских и дочерних документов и всей иерархии документа:
- в каждом документе системы есть возможность просмотреть родительские и дочерние документы;
10. Работа с файлами документов:
- возможность прикреплять к карточке документа произвольное количество файлов
- возможность комментировать прикрепленные файлы
11. Отслеживание версий каждого прикрепленного файла, сравнение версий;
12. Разграничение доступа к карточкам и файлам документов;
- разграничение доступа на основе ролей и правил;
- доступ может устанавливаться на документ в целом, на файлы, на
- отдельные поля карточки;
13. Фиксация всех действий и решений пользователей по документу в истории решений, в которой фиксируется:
- пользователь, принявший решений, его роль;
- название решения, Время принятия решения;
- все оповещенные по решению сотрудники.

Возможности по настройке
Система обладает гибким настраиваемым функционалом и реализует следующие возможности по настройке:
1. Жесткие и гибкие (задаваемые пользователем) маршруты.
2. Возможность формирования маршрутов согласования документов, как на уровне типа документа, так и непосредственно пользователем при запуске документа на согласование. Допускается как последовательное, так и параллельное согласование, а также их комбинации. При этом часть маршрута может быть задана жестко, а часть задаваться пользователем при запуске документа на согласование.
3. Установка заместителей для каждого вида документов.
4. Настраиваемые справочники, в том числе иерархические.

Ключевые преимущества УКИД
1. Система реализована на платформе PICK
2. Интеграция с продуктами Microsoft, в т.ч. Office, Active Directory.
3. Простота в использовании:
- система обладает простым и интуитивно понятным интерфейсом.
- простые и понятные карточки документов. Принцип «минимизации кликов».
- простые и функциональные интерфейсы работы со списком документов (как архивных, так и текущих).
- персонализированные интерфейсы (личный кабинет).
4. Понятное передвижение документы по процессу, отслеживание статуса и истории действий над документом.
6. Контроль корректного заполнения информации.